trang tin tức content marketing

Virtual Pitching: 3 bí quyết giúp agency chinh phục client trong giai đoạn giãn cách

N/A 05/10/2021 - 02:10

Việc thuyết trình online không hẳn chỉ toàn những nhược điểm mà còn có những lợi thế mà một agency có thể tận dụng bao gồm chi phí di chuyển, chi phí sản xuất những bản demo thấp hơn vì mọi thứ hiện giờ có thể xem online, tốc độ phản hồi và tính nhanh nhạy trong hợp tác giữa hai bên cũng được tăng lên đáng kể.

Ý nghĩa của các bài thuyết trình về kế hoạch hay các đề xuất truyền thông (pitching) là vô cùng quan trọng đặc biệt là đối với các agency khi đây chính lúc quyết định agency có đạt được cái “gật đầu” hợp tác của nhãn hàng hay không. Cùng 1 nội dung muốn truyền tải nhưng hình thức - ngôn ngữ thuyết trình khác nhau sẽ mang lại những hiệu quả khác nhau. 

Thực trạng pitching trực tuyến của ngành quảng cáo

(nguồn: Unsplash)

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19, các thương hiệu và các đối tác là các agencies đã phát triển những cách làm việc từ xa mới. Các buổi thuyết trình đề xuất kế hoạch cũng chuyển sang trực tuyến, đòi hỏi các nhà quảng cáo và các agencies phải điều chỉnh hoạt động của mình và thiết lập một quy trình pitching online mới để tạo ra những trải nghiệm nghe và nhìn ấn tượng với khách hàng đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả của buổi đề xuất chiến lược. 

(nguồn: Google)

Giai đoạn đầu dịch bệnh bùng phát, các nhãn hàng lên kế hoạch hoãn hoặc ngừng các buổi pitching. Do đó, tổng doanh thu của ngành quảng cáo (ad billings) và số tiền các nhãn hàng bỏ ra đầu tư cho việc sản xuất quảng cáo (ad-spent) nửa đầu năm 2020 có sự suy giảm đáng kể so với cùng kỳ năm 2019 . Tuy nhiên, hoạt động này đã tăng trở lại khi nhãn hàng chấp nhận việc dịch bệnh không thể kết thúc hoàn toàn trong thời gian sớm nhất và việc tái khởi động chiến dịch quảng cáo là hết sức cấp thiết để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Theo báo cáo năm 2020 của COMvergence - đơn vị chuyên cung cấp đo lường hoạt động kinh doanh của các agency, nửa cuối năm 2020 các hoạt động pitching giữa các agency và nhãn hàng tăng mạnh, đặc biệt tại Việt Nam số lượng các buổi thuyết trình đề án này tăng 30% trong năm 2020, cao hơn 12% so với trung bình của thế giới (Trung Quốc là 27% và thị trường quảng cáo lớn nhất - Mỹ là 26%)

(nguồn: Abintus)

Việc thuyết trình online này không hẳn chỉ toàn những nhược điểm mà còn có những lợi thế mà một agency có thể tận dụng bao gồm chi phí di chuyển, chi phí sản xuất những bản demo thấp hơn vì mọi thứ hiện giờ có thể xem online, tốc độ phản hồi và tính nhanh nhạy trong hợp tác giữa hai bên cũng được tăng lên đáng kể. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng của một buổi pitch online, các agency cần phải đặc biệt chú ý một số yếu tố, chẳng hạn như sự thiếu tập trung, sự mệt mỏi khi cả hai bên đều phải liên tục tham gia những cuộc họp trực tuyến (hiệu ứng này gọi là Zoom Fatigue), đặc biệt là sự thiếu tương tác khi mà mọi biểu đạt cảm xúc chỉ có thể thu gọn trong một màn hình 13 inches. 

(nguồn: Google)

Chính vì thế trong khi một số những người làm quảng cáo dần làm quen với tình hình thị trường hiện tại một số vẫn mong chờ đến ngày lệnh giãn cách được dỡ bỏ và những buổi pitching được diễn ra trực tiếp với khách hàng để đem lại hiệu quả truyền đạt tốt nhất.

Trước khi xã hội và thị trường quảng cáo quay về giai đoạn bình thường mới, 3 đề xuất cốt lõi dưới đây sẽ giúp các nhãn hàng và các agencies tận dụng tối đa hoạt động pitching online để dần thích ứng với sự thay đổi của thị trường.

 

1. Luôn giữ tinh thần chủ động sáng tạo


(nguồn: Google)

 

Việc pitching online có những lợi thế về giao tiếp hơn hẳn so với việc thuyết trình đề án truyền thống như trước đây. Trước đây, mỗi buổi cung cấp brief cho một agency sẽ là một buổi họp riêng với số lượng người giới hạn thì hiện tại nhãn hàng có thể tận dụng thế mạnh không giới hạn số lượng người tham dự của những buổi online meeting để tạo 1 cuộc họp nơi nhãn hàng đưa ra đề bài chung cho nhiều bên agency cùng lúc một cách công bằng và thuận tiện. Buổi thuyết trình cuối cùng (final pitch) hai bên nhãn hàng và agency cũng có thể diễn ra trực tuyến với nhiều bộ phận của 2 bên tham dự để có sự đánh giá và nhận xét khách quan nhất chứ không chỉ có một số đại diện tham gia rồi sau đó báo cáo về hai bên như buổi thuyết trình truyền thống. Việc này làm tăng hiệu quả hợp tác và tiến độ công việc đáng kể. 

(nguồn: Google)

 

2.Thực hiện những buổi đàm phán thương mại và chi phí

 

Việc đề xuất một agency là một trong những hoạt động kinh doanh của nhãn hàng. Bạn gặp một công ty quảng cáo với những ý tưởng phù hợp với nhu cầu và quyết định bạn muốn hợp tác việc với họ. Nhưng trước khi mối quan hệ hợp tác bắt đầu, bộ phận tài chính và mua hàng phải thương lượng về các khoản chi phí truyền thông, quảng cáo hoặc chi phí mua các nền tảng, công cụ. Việc mọi hoạt động pitching diễn ra online nghĩa là bên agency có thể tiết kiệm những chi phí về di chuyển, việc sản xuất các sản phẩm demo trước, đặc biệt là đối với những nhãn hàng làm việc với các agency đa quốc gia thường phải bỏ ra chi phí rất lớn cho những việc này. Vì vậy, bộ phận tài chính của nhãn hàng cần cân nhắc và đàm phán với agency về việc điều chỉnh những khảo chi phí này.

 

(nguồn: Google)

3. Tạo lập quy trình chặt chẽ

 

(nguồn: Google)

Có rất nhiều yếu tố mà nhãn hàng cần nghĩ đến ở đây — bắt đầu từ việc lựa chọn nền tảng tốt nhất cho việc trình bày và họp trực tuyến, chuẩn bị trước cuộc họp với đề bài được lên dàn ý cụ thể, suy nghĩ trước về các câu hỏi thích hợp. Bộ phận marketing của nhãn hàng cần đảm bảo từng người trong nhóm đều hiểu đề bài, những mục tiêu truyền thông mà nhãn đặt ra để có thể tương tác mượt mà trong quá trình đặt câu hỏi cho agency. Bởi một trong những hạn chế của việc nghe thuyết trình online là dễ dàng gây ra sự xung đột ý kiến vì thiếu tương tác trực tiếp với những người cùng team, và không có cách nào đoán được chính xác những cảm xúc được biểu thị trên màn hình. 

(nguồn: Google)

Trong thời gian giãn cách, nhiều người làm việc tại nhà đã quen với việc đa nhiệm: tham gia một cuộc họp quan trọng trong khi vẫn tiếp tục xử lý email hoặc những việc tương tự. Tuy nhiên việc đa nhiệm trong nhiều trường hợp tạo ra sự công bằng khi lắng nghe các bản đề xuất từ agencies; tất cả các bên liên quan đều xứng đáng nhận được sự chú ý như nhau cho các phần thuyết trình ý tưởng của họ. 

Chỉ định một thành viên trong nhóm của nhãn hàng là người bấm giờ (timekeeper) để đảm bảo các agencies đều có thời lượng như nhau cho mỗi phần thuyết trình. Hãy chú ý dành ra các khoảng thời gian “set-up” thiết bị hay phần hỏi đáp. Những điều này tạo ra một môi trường công bằng và hiệu quả nhất giúp các agencies thoải mái trình bày ý tưởng, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cũng như uy tín của nhãn hàng trong giới quảng cáo.

(nguồn: Google)

Liệu thuyết trình trực tuyến (online pitching) có trở thành xu hướng mới?

Việc nhìn thấy tất cả các gương mặt trong một màn hình dễ hơn nhiều so với việc nói chuyện trực tiếp với cả một căn phòng. Người thuyết trình cảm thấy ít bị áp lực hơn khi pitch online thay vì đứng trước khách hàng và trình bày ý tưởng, họ thậm chí còn có thể nhanh chóng ghi lại những góp ý từ bên khách hàng thay vì phải cố ghi nhớ khi đang thuyết trình trực tiếp. “Hoạt động pitching diễn ra trên nền tảng trực tuyến tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức chuẩn bị” Talia Arnold, trưởng bộ phận chiến lược của media agency Exverus chia sẻ. 

(nguồn: Google)

Tuy nhiên việc thuyết trình trực tiếp (face-to-face) vẫn có những lợi thế và đặc tính không thể thay thế trong việc đạt được tiếng nói chung giữa agency và client. Những cảm xúc và ý kiến được biểu lộ trực tiếp, sự tương tác liền mạch không phụ thuộc vào đường truyền mạng, thái độ lắng nghe tập trung và đặc biệt là hoạt động ăn mừng chiến thắng sau khi “win pitch” của agency và cái bắt tay hợp tác giữa hai bên là những điều mà nền tảng số không thể nào thay thế.

(nguồn: Unsplash)

Đại dịch Covid-19 đã đẩy tất cả chúng ta thiết lập những cách làm việc mới. Tất cả các bên liên quan trong quá trình: từ nhãn hàng đến agencies đến các nhà cung cấp có thể tận dụng tối đa cơ hội này bằng cách xem xét 3 bí quyết vừa kể trên. Việc xây dựng quy trình và các quy chuẩn mới cho việc làm việc trực tuyến có thể quyết định đến hiệu quả và kết quả đem lại cho cả hai bên agency và client (khách hàng). 

Writer: Thu Hà